Kebijakan Privasi

Lancar HCM adalah platform Software-as-a-Service (SaaS) yang mendukung manajemen sumber daya manusia (HR), rekrutmen, pengelolaan payroll dan absensi, administrasi karyawan, komunikasi bisnis, chatbot, AI Assistant, dan fitur terkait lainnya sesuai modul yang diaktifkan oleh pelanggan.

Kami dapat memproses kategori Data Pribadi berikut sesuai konfigurasi layanan, instruksi pelanggan, dan penggunaan layanan:

Pelanggan dilarang mengunggah atau memerintahkan pemrosesan Data Pribadi yang tidak relevan, berlebihan, melanggar hukum, atau tidak memiliki dasar pemrosesan yang sah.

Pemrosesan Data Pribadi dilakukan berdasarkan satu atau lebih dasar hukum yang sah, termasuk:

1. persetujuan yang sah dari Subjek Data Pribadi;
2. pelaksanaan kontrak atau langkah prakontraktual;
3. pemenuhan kewajiban hukum;
4. pelindungan kepentingan vital Subjek Data Pribadi;
5. pelaksanaan tugas untuk kepentingan umum, pelayanan publik, atau kewenangan berdasarkan peraturan perundang-undangan, apabila relevan; dan/atau
6. kepentingan yang sah dengan tetap memperhatikan tujuan, kebutuhan, dan keseimbangan antara kepentingan yang sah dan hak Subjek Data Pribadi.

Dalam hal pemrosesan dilakukan berdasarkan persetujuan, Kami dan/atau pelanggan yang bertindak sebagai Pengendali Data Pribadi akan memberikan informasi yang relevan mengenai legalitas pemrosesan, tujuan pemrosesan, jenis Data Pribadi yang diproses, jangka waktu retensi, hak Subjek Data Pribadi, dan informasi material lainnya sebagaimana diwajibkan oleh hukum.

Data Pribadi dapat digunakan untuk tujuan:

1. menyediakan, mengoperasikan, memelihara, dan meningkatkan layanan;
2. menjalankan proses HR, rekrutmen, administrasi karyawan, payroll, dan absensi;
3. autentikasi, pengelolaan akun, otorisasi akses, dan keamanan sistem;
4. analitik layanan, audit, pemantauan performa, dan peningkatan pengalaman pengguna;
5. komunikasi operasional, bantuan pelanggan, notifikasi layanan, dan tindak lanjut permintaan;
6. pencegahan penipuan, penyalahgunaan, atau akses tidak sah;
7. pemenuhan kewajiban hukum, penegakan hak kontraktual, penyelesaian sengketa, dan kepatuhan internal; dan/atau
8. tujuan lain yang sah sepanjang sesuai dengan hukum yang berlaku.

Kami tidak menjual Data Pribadi kepada pihak ketiga.

Lancar dapat menggunakan teknologi Artificial Intelligence (AI) untuk fungsi seperti speech-to-text, interview automation, analisis kandidat, chatbot automation, summarization, pengolahan dokumen, dan fitur lain yang relevan.

Vendor AI yang dapat digunakan dapat mencakup penyedia model atau infrastruktur AI pihak ketiga, termasuk namun tidak terbatas pada OpenAI, Google (Gemini), Groq, atau vendor lain yang setara dari waktu ke waktu.

Penggunaan fitur AI oleh pelanggan harus didasarkan pada dasar hukum yang memadai dan hanya untuk tujuan yang sah. Output AI bersifat bantuan otomatis dan dapat mengandung ketidakakuratan, sehingga tidak boleh dijadikan satu-satunya dasar untuk pengambilan keputusan yang menimbulkan akibat hukum atau berdampak signifikan bagi Subjek Data Pribadi tanpa peninjauan manusia yang memadai, kecuali diperbolehkan oleh hukum.

Jika diwajibkan oleh hukum atau dipandang perlu berdasarkan risiko pemrosesan, Kami dan/atau pelanggan akan menerapkan langkah tata kelola tambahan, termasuk dokumentasi keputusan, validasi output, pengujian bias yang wajar, dan mekanisme keberatan atau eskalasi manusia.

Kami dapat membagikan atau memberikan akses terbatas terhadap Data Pribadi kepada afiliasi, vendor, mitra, dan sub-prosesor untuk tujuan operasional yang sah, termasuk infrastruktur cloud, hosting, keamanan, analitik, komunikasi, pembayaran, dukungan pelanggan, dan layanan AI.

Pihak ketiga tersebut hanya memproses Data Pribadi sesuai kebutuhan layanan, instruksi yang berlaku, kewajiban kerahasiaan, standar keamanan yang memadai, dan perjanjian perlindungan data yang relevan.

Atas permintaan yang wajar atau melalui dokumentasi layanan yang relevan, Lancar dapat menyediakan daftar kategori sub-prosesor yang digunakan.

Data Pribadi dapat diakses, diproses, atau disimpan di luar wilayah Indonesia sesuai kebutuhan operasional layanan.

Dalam hal dilakukan transfer lintas negara, Kami akan menerapkan langkah perlindungan yang wajar dan sah sesuai hukum yang berlaku, termasuk pengaturan kontraktual, kontrol akses, enkripsi, penilaian risiko yang relevan, dan/atau mekanisme perlindungan lain yang diwajibkan atau diperbolehkan oleh hukum.

Data Pribadi disimpan selama diperlukan untuk tujuan pemrosesan yang sah, masa hubungan kontraktual, penyediaan layanan, penyelesaian sengketa, penegakan hak, backup, audit, dan/atau pemenuhan kewajiban hukum.

Setelah periode retensi berakhir, Data Pribadi akan dihapus, dimusnahkan, dianonimkan, atau dide-identifikasi sesuai kebijakan retensi, kebutuhan hukum, dan kemampuan teknis yang wajar.

Sepanjang fitur tersedia, pelanggan bertanggung jawab menetapkan dan mengelola periode retensi untuk data yang mereka kendalikan di dalam layanan.

Kami menerapkan langkah teknis dan organisatoris yang wajar untuk melindungi Data Pribadi, termasuk enkripsi saat transmisi, kontrol akses, autentikasi, logging, monitoring sistem, backup, pembatasan akses personel, dan langkah keamanan infrastruktur lainnya yang relevan.

Meskipun demikian, tidak ada metode transmisi atau penyimpanan elektronik yang sepenuhnya bebas risiko. Oleh karena itu, sepanjang diizinkan oleh hukum yang berlaku, Kami tidak menjamin keamanan absolut, namun akan melakukan upaya yang wajar dan proporsional untuk melindungi Data Pribadi.

Sesuai hukum yang berlaku, Subjek Data Pribadi dapat memiliki hak untuk:

1. memperoleh informasi mengenai identitas pihak yang memproses data, dasar hukum, tujuan pemrosesan, dan akuntabilitas pihak yang meminta Data Pribadi;
2. melengkapi, memperbarui, dan/atau memperbaiki Data Pribadi yang tidak akurat;
3. memperoleh akses dan salinan Data Pribadi sesuai ketentuan hukum;
4. mengakhiri pemrosesan, menghapus, dan/atau memusnahkan Data Pribadi sesuai ketentuan hukum;
5. menarik kembali persetujuan, apabila dasar pemrosesan adalah persetujuan;
6. mengajukan keberatan atas keputusan yang semata-mata didasarkan pada pemrosesan otomatis yang menimbulkan akibat hukum atau berdampak signifikan;
7. menunda atau membatasi pemrosesan Data Pribadi secara proporsional;
8. memperoleh Data Pribadi dalam format yang lazim digunakan dan/atau mentransfernya ke pengendali lain sejauh dimungkinkan oleh sistem yang aman; dan/atau
9. mengajukan pengaduan atau gugatan sesuai ketentuan hukum yang berlaku.

Permintaan dapat diajukan melalui email: [email protected]. Dalam hal Lancar bertindak hanya sebagai Prosesor Data Pribadi, permintaan tersebut pada umumnya akan diteruskan atau diarahkan kepada perusahaan pelanggan sebagai Pengendali Data Pribadi yang berwenang menindaklanjutinya, kecuali diwajibkan lain oleh hukum.

Dalam hal terjadi insiden keamanan yang terkonfirmasi, Kami akan melakukan penilaian untuk menentukan apakah insiden tersebut memenuhi kualifikasi sebagai pelanggaran pelindungan Data Pribadi menurut hukum yang berlaku.

Apabila insiden tersebut memenuhi kualifikasi tersebut, Kami akan memberikan pemberitahuan kepada pelanggan dan/atau pihak terkait sesuai kewajiban hukum, ruang lingkup peran Kami, dan tenggat waktu yang diwajibkan oleh peraturan perundang-undangan.

Pelanggan wajib bekerja sama secara wajar dalam penanganan insiden, termasuk validasi dampak, langkah remediasi, dokumentasi kejadian, dan komunikasi kepada Subjek Data Pribadi jika diwajibkan oleh hukum.

Kami dapat menggunakan cookies, SDK, pixel, local storage, dan teknologi serupa untuk autentikasi, manajemen sesi, keamanan, preferensi pengguna, performa layanan, dan analitik.

Pengguna dapat mengatur preferensi cookies melalui browser atau mekanisme yang tersedia pada layanan, sepanjang relevan.

Perusahaan pelanggan bertanggung jawab untuk:

1. memastikan memiliki dasar hukum yang sah atas Data Pribadi yang diproses melalui layanan;
2. memberikan pemberitahuan privasi yang diperlukan kepada karyawan, kandidat, dan pengguna akhir;
3. memperoleh persetujuan yang diperlukan apabila dasar pemrosesannya adalah persetujuan;
4. memastikan akurasi, relevansi, dan legalitas data yang diunggah;
5. mengelola hak akses internal dan menjaga kerahasiaan kredensial pengguna;
6. tidak menggunakan layanan untuk tujuan yang melanggar hukum atau diskriminatif; dan
7. memenuhi kewajiban hukum lain yang melekat sebagai Pengendali Data Pribadi.

Layanan ini pada prinsipnya tidak ditujukan untuk anak, kecuali secara khusus diaktifkan untuk tujuan yang sah dan dengan dasar hukum yang memadai.

Pemrosesan Data Pribadi anak wajib dilakukan sesuai hukum yang berlaku, termasuk persetujuan orang tua dan/atau wali apabila diwajibkan.

Pelanggan dilarang menggunakan layanan untuk memproses Data Pribadi bersifat spesifik/sensitif tanpa dasar hukum, pengamanan tambahan, serta dokumentasi yang diwajibkan oleh hukum.

Dalam hal pemrosesan Data Pribadi memiliki potensi risiko tinggi terhadap Subjek Data Pribadi, Kami dan/atau pelanggan dapat melakukan penilaian dampak pelindungan Data Pribadi sesuai kewajiban hukum yang berlaku.

Apabila diwajibkan oleh hukum atau dipandang perlu berdasarkan skala atau sifat pemrosesan, Lancar dapat menunjuk fungsi kepatuhan internal atau petugas yang menangani pelindungan data.

Kami dapat memperbarui Kebijakan Privasi ini dari waktu ke waktu untuk menyesuaikan dengan perubahan layanan, perkembangan teknologi, kebutuhan operasional, atau perubahan hukum.

Untuk perubahan yang bersifat material, Kami akan memberikan pemberitahuan melalui situs, aplikasi, email, atau mekanisme lain yang wajar sebelum atau pada saat perubahan berlaku sesuai kebutuhan hukum.